Politique de confidentialité.

À qui s'adresse cette page

Cette page décrit les données utilisées par l'app iPhone Emily. L'app est réservée aux personnes d'un centre de formation qui utilise Emily : admins, formateurs et élèves. Elle complète la politique de confidentialité de votre centre de formation, qui reste votre premier interlocuteur.

Qui fait quoi

Votre centre de formation décide des données de votre dossier (inscription, pièces, émargements, documents) et de leur durée de conservation : il est responsable de ces traitements.

Teckpia SASU (marque Xqria), 82B rue Roger Salengro, 92160 Antony, SIREN 101 755 676, édite Emily et héberge ces données pour le compte de votre centre, sur ses instructions. L'app est publiée sur l'App Store sous le nom d'Orkydia, société holding qui détient Teckpia SASU.

Les données que l'app envoie

• Votre adresse email, pour vous envoyer un code de connexion à 6 chiffres. Il n'y a pas de mot de passe.
• Le nom de votre iPhone (par exemple « iPhone de Camille »), pour que vous reconnaissiez vos appareils connectés.
• Ce que vous écrivez ou dictez à Emily, ses réponses, et vos décisions sur ses propositions (valider, refuser).
• Les photos ou les scans des pièces de votre dossier, que vous choisissez de déposer. Chaque pièce est lue par le modèle d'IA de Mistral AI, en Europe, pour vérifier qu'elle est bien celle attendue et lisible. Cette lecture ne bloque jamais votre dossier : en cas de doute, une personne de votre centre regarde la pièce.
• Le tracé de votre signature quand vous signez votre présence à une séance.
• Le jeton de notification de votre iPhone, si vous acceptez les notifications, et vos choix de notifications.
• Un identifiant de session, gardé dans le trousseau de l'iPhone, qui vous garde connecté.

Le nom, les coordonnées et le dossier que l'app affiche viennent de votre centre : l'app les lit, elle ne les collecte pas.

Ce que l'app ne fait pas

• Aucune publicité, aucun pistage, aucune revente de données.
• Aucun outil de mesure d'audience ni aucun kit de développement tiers dans l'app.
• Aucune localisation.
• Le micro ne sert qu'à dicter un message, quand vous touchez le bouton de dictée. La transcription est faite par la reconnaissance vocale d'Apple ; seul le texte, que vous relisez, est envoyé à Emily. La voix d'Emily est lue par l'iPhone lui-même.

Notifications

Si vous les acceptez, l'app reçoit des notifications : une décision qui vous attend (admin), une signature ouverte pour votre séance, un document disponible, une pièce à remplacer. Elles passent par le service de notification d'Apple. Vous pouvez couper le rappel « Signature ouverte » dans l'onglet Réglages de l'app, et toutes les notifications dans les réglages de l'iPhone. À la déconnexion, le jeton de cet iPhone est effacé.

Supprimer votre compte depuis l'app

Onglet Réglages, « Supprimer mon compte », puis confirmer. Sont supprimés : votre compte de l'app, vos accès, vos conversations avec Emily, vos appareils et leurs jetons de notification. Votre adresse est remplacée par une adresse anonyme.

Votre dossier, vos émargements et vos documents restent conservés par votre centre de formation, qui doit les garder pour justifier les formations (Code du travail, référentiel qualité). Pour eux, adressez-vous à votre centre.

Si vous êtes le seul admin d'un centre, la suppression depuis l'app est refusée : écrivez-nous pour confier le centre à une autre personne.

Combien de temps

• Code de connexion : valable 10 minutes, une seule fois, jamais gardé en clair.
• Session de l'app : 90 jours sans utilisation, puis il faut se reconnecter.
• Jeton de notification : jusqu'à la déconnexion ou la suppression du compte.
• Conversations avec Emily : 3 ans, ou jusqu'à la suppression de votre compte si elle intervient avant.
• Sauvegardes de la base de données : une sauvegarde chiffrée chaque nuit, gardée 30 jours.
• Dossier, émargements, documents : durée fixée par votre centre de formation, par exemple 10 ans à compter de la fin de l'exercice comptable pour le dossier de formation, selon sa propre politique de confidentialité.

Sous-traitants

• Scaleway (France) : hébergement des serveurs, de la base de données et des fichiers, envoi des emails, sauvegardes chiffrées, le tout en France.
• Mistral AI (France) : modèle d'IA qui rédige les réponses d'Emily et lit les pièces déposées, avec un traitement dans l'Union européenne.
• Apple : acheminement des notifications et reconnaissance vocale de la dictée, selon ses propres conditions.

Vos pièces et vos conversations avec Emily ne sont pas transférées hors de l'Union européenne.

Vos données ne servent pas à entraîner des modèles d'IA.

Sécurité

Les échanges sont chiffrés (HTTPS). L'identifiant de session est gardé dans le trousseau de l'iPhone. Les codes de connexion ne sont jamais gardés en clair. Les données de chaque centre sont séparées de celles des autres centres.

Vos droits et contact

Vous pouvez accéder à vos données, les faire rectifier ou effacer, vous opposer à un traitement ou en demander la limitation. Pour votre dossier de formation, écrivez d'abord à votre centre. Pour l'app et votre compte : admin@teckpia.com. En cas de désaccord, vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr).