Le risque : un formateur qui intervient sans dossier complet
Un centre qui travaille avec des formateurs indépendants a intérêt à réunir, pour chacun, un contrat de sous-traitance signé et des pièces à jour : justificatif d'immatriculation, attestation de vigilance URSSAF quand elle s'applique, et selon les cas un diplôme ou un certificat. Beaucoup de centres y ajoutent la pièce d'identité et le RIB pour la gestion.
Dans la pratique, le contrat part par email, revient parfois, et l'on découvre au moment d'un contrôle qu'il manque une signature ou qu'une pièce a expiré.
Un circuit en quatre temps
Premier temps : le formateur s'inscrit lui-même et dépose ses pièces. Deuxième temps : les pièces sont vérifiées, et celles qui posent problème sont redemandées avec un motif clair. Troisième temps : le contrat est préparé à partir des informations du dossier, sans ressaisie, puis envoyé à signer. Quatrième temps : vous validez le formateur, qui peut alors intervenir.
L'ordre compte. Un contrat ne part que sur un dossier complet, et un formateur n'est validé que sur un contrat signé.
Avec ou sans signature électronique
La signature électronique raccourcit le délai, mais elle n'est pas indispensable. Sans elle, le formateur télécharge son contrat, le signe et le redépose dans son espace, et vous validez. L'essentiel n'est pas l'outil de signature : c'est que le circuit soit le même pour tous, et que la trace existe.